KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Betriebe tun und dokumentieren sollten

Was verlangt Art. 4 KI-VO seit der Änderung?

Art. 4 gehört zu Kapitel I der KI-Verordnung, das nach Art. 113 bereits seit dem 2. Februar 2025 gilt. Die Verordnung (EU) 2026/1744, der sogenannte KI-Omnibus, ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat die Vorschrift geändert. Nach dem neuen Wortlaut (ABl. L 2026/1744 vom 24. Juli 2026), den auch die Bundesnetzagentur wiedergibt, ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen“, die in ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Zu berücksichtigen sind Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Einsatzkontext sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen. Ausdrücklich heißt es, die Verpflichtung verpflichte nicht, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.

Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, sofern das nicht rein privat geschieht. Ein Ingenieurbüro, das einen Chatbot für Angebotstexte einsetzt, gehört dazu. Die Bundesnetzagentur betont, dass die Pflicht unabhängig von Branche und Unternehmensgröße gilt.

Welche Maßnahmen sind angemessen?

Vorgeschrieben sind nach Darstellung der Bundesnetzagentur weder standardisierte Schulungen noch externe Zertifikate, ein bestimmtes Kompetenzniveau oder ein KI-Beauftragter. Angebote, die mit einem „Pflichtzertifikat“ werben, sollten Sie daher kritisch prüfen. Maßgeblich ist, was zu Ihren Tools, Aufgaben und Beschäftigten passt. Für einen Betrieb, der generative KI für Texte nutzt, liegen etwa diese Inhalte nahe: Funktionsweise und typische Fehler generativer Systeme, die Pflicht, Ergebnisse vor der Weitergabe zu prüfen, der Umgang mit vertraulichen Kundendaten und Geschäftsgeheimnissen sowie urheberrechtliche Grundfragen.

Eine schriftliche Nutzungsrichtlinie ergänzt Schulungen: Welche Tools sind freigegeben, welche Daten dürfen nicht eingegeben werden, wer gibt Ergebnisse frei? Die Richtlinie ersetzt aber keine Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung. Unterscheiden Sie außerdem nach Gruppen. Wer KI nur gelegentlich für Formulierungen nutzt, braucht anderes Wissen als jemand, der Kalkulationen oder technische Auswertungen damit vorbereitet.

Wie dokumentieren Sie Ihre Maßnahmen?

Art. 4 schreibt keine bestimmte Dokumentation vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber ausdrücklich, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, insbesondere Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie die teilnehmenden Personen. Das ist auch aus eigenem Interesse sinnvoll: Führt ein fehlerhaftes KI-Ergebnis zu einem Schaden, etwa einem falsch kalkulierten Angebot, lässt sich nur mit Unterlagen zeigen, dass der Betrieb seine Leute vorbereitet hat.

Für den Anfang reicht eine einfache Struktur: eine Liste der eingesetzten Tools mit Nutzergruppen, je Gruppe die vorgesehenen Inhalte, Teilnahmenachweise mit Datum, Dauer und Inhalt sowie ein Termin für die Auffrischung, wenn neue Tools oder Funktionen hinzukommen. Bußgeldfragen behandelt dieser Beitrag nicht.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Eingesetzte KI-Tools und Nutzergruppen erfassen
• Rolle je Tool klären: Betreiber oder ausnahmsweise Anbieter
• Schulungsinhalte an Einsatzzweck und Vorwissen der Gruppen ausrichten
• Interne Nutzungsrichtlinie zu freigegebenen Tools, Eingabeverboten und Prüfpflicht erstellen
• Maßnahmen mit Datum, Inhalt, Dauer und Teilnehmenden dokumentieren
• Auffrischung bei neuen Tools oder Funktionen einplanen