Elektronische Auktion beim Landkreis Börde: Wie bereiten sich Energielieferanten vor?

Unter welchen Voraussetzungen darf überhaupt versteigert werden?

Für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt § 25 VgV die elektronische Auktion. Sie ist im offenen, im nicht offenen und im Verhandlungsverfahren zulässig, wenn die Vergabeunterlagen hinreichend präzise sind und die Leistung mit automatischen Bewertungsmethoden eingestuft werden kann; geistig-schöpferische Leistungen sind ausgeschlossen. Bei Energielieferungen, die sich über Preise und Mengen beschreiben lassen, liegt das nahe; maßgeblich ist aber die Ausgestaltung im Einzelfall.

Der Auftraggeber muss die Auktion in der Auftragsbekanntmachung ankündigen (§ 26 Abs. 1 VgV). Für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten eigene Vorschriften, deren Auktionsregeln im Einzelfall zu prüfen sind. Prüfen Sie deshalb in der Bekanntmachung, ob nach VgV oder nach UVgO vergeben wird; danach richten sich die Auktionsregeln.

Warum entscheidet Ihr Erstangebot schon mit?

Vor der Auktion werden alle Angebote vollständig anhand der Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung bewertet (§ 25 Abs. 1 VgV). Zur Auktion aufgefordert werden alle Bieter mit zulässigen Angeboten, gleichzeitig und jeweils mit dem Ergebnis der Bewertung ihres Angebots (§ 26 Abs. 3 VgV). Ein unvollständiges oder formwidriges Erstangebot kann also schon die Teilnahme kosten.

Angebote werden in Textform mithilfe elektronischer Mittel übermittelt (§ 53 Abs. 1 VgV); eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein Siegel ist nur nötig, wenn der Auftraggeber sie verlangt (§ 53 Abs. 3 VgV). Die Auktion darf frühestens zwei Arbeitstage nach Versand der Aufforderung beginnen (§ 26 Abs. 4 VgV). Diese Zeit reicht nur, wenn Zugang und Zuständigkeiten vorher geklärt sind.

Wer darf während der Auktion bis zu welchem Preis gehen?

Die Bewertungsmethode wird als mathematische Formel in der Aufforderung zur Teilnahme bekanntgemacht; entscheidet nicht allein der Preis, muss die Formel auch die Gewichtung der Angebotskomponenten zeigen (§ 25 Abs. 3 VgV). Die Vergabeunterlagen nennen unter anderem die Mindestabstände zwischen neuen Preisen (§ 26 Abs. 2 VgV). In jeder Phase erfahren Sie mindestens Ihren Rang, nie aber die Identität der anderen Bieter (§ 26 Abs. 5 VgV). Nach Abschluss wird der Zuschlag entsprechend dem Ergebnis mitgeteilt (§ 26 Abs. 8 VgV) – ein zu tief gesetzter Preis wird damit zur Grundlage des Auftrags.

Legen Sie deshalb vor der Auktion schriftlich fest, wer Gebote abgibt, bis zu welcher Preisuntergrenze und wer bei Abweichungen entscheidet. Rechnen Sie die Formel mit Ihren Beschaffungskosten und Risikoaufschlägen durch, bevor die erste Runde läuft. Wann eine Auktion endet, steht in der Aufforderung: zu einem festgelegten Zeitpunkt, wenn keine neuen Preise mit dem geforderten Mindestabstand mehr eingehen und die bekanntgemachte Wartezeit abgelaufen ist, oder mit dem Ende der letzten Phase (§ 26 Abs. 7 VgV). Ihr Team muss deshalb bis zum tatsächlichen Schluss erreichbar sein.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Bekanntmachung auf die Ankündigung einer elektronischen Auktion prüfen
• Erstangebot vollständig und formgerecht einreichen
• Bewertungsformel und Mindestabstände aus den Unterlagen vorab durchrechnen
• Preisuntergrenze und Entscheidungsbefugnis intern schriftlich festlegen
• Plattformzugang und eine eventuell verlangte Signatur vorher testen
• Gebote und technische Störungen während der Auktion dokumentieren