Nach dem Matchingabend: Betriebsdaten schützen, bevor Interessenten prüfen

Sind Ihre Kundenlisten und Kalkulationen überhaupt geschützt?

Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt eine Information nach § 2 Nr. 1 GeschGehG nur, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Sie ist nicht allgemein bekannt oder ohne Weiteres zugänglich und deshalb von wirtschaftlichem Wert, sie ist Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch den rechtmäßigen Inhaber, und es besteht ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung. Die zweite Bedingung liegt in Ihrer Hand. Wer Kalkulationen ohne Vereinbarung, Kennzeichnung oder Zugriffskontrolle per E-Mail herausgibt, riskiert, sich später nicht auf den gesetzlichen Schutz berufen zu können.

Was gehört in die Vertraulichkeitsvereinbarung?

Nach § 4 Abs. 2 Nr. 2 und 3 GeschGehG darf ein Geschäftsgeheimnis nicht nutzen oder offenlegen, wer gegen eine Verpflichtung zur Nutzungsbeschränkung oder zur Nichtoffenlegung verstößt. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung schafft genau diese Verpflichtungen. Zwar entsteht schon mit der Aufnahme von Vertragsverhandlungen ein Schuldverhältnis mit Rücksichtnahmepflichten (§ 311 Abs. 2 Nr. 1 BGB); was konkret vertraulich ist und wofür es genutzt werden darf, legt aber erst die Vereinbarung fest. Sinnvoll sind insbesondere:

• Zweckbindung: Nutzung nur zur Prüfung der Übernahme
• Personenkreis: welche Berater, Banken und Förderinstitute Einsicht erhalten dürfen
• Rückgabe und Löschung, wenn die Gespräche enden
• Laufzeit über das Ende der Verhandlungen hinaus
• Vertragsstrafe für Verstöße

In welcher Reihenfolge geben Sie Daten frei?

Sinnvoll ist ein gestuftes Vorgehen: zunächst ein anonymisiertes Kurzprofil, nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung Kennzahlen und Jahresabschlüsse, nach einer Absichtserklärung die Detailunterlagen. Kundendaten mit Namen kommen zuletzt oder gar nicht, solange der Kauf nicht feststeht. Ein digitaler Datenraum mit Protokollierung zeigt später, wer was gesehen hat.

Enthalten Unterlagen Angaben zu Ansprechpartnern bei Kunden oder zu Beschäftigten, sind das personenbezogene Daten. Ihre Offenlegung durch Übermittlung ist eine Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO und nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO nur rechtmäßig, wenn eine der dort genannten Bedingungen erfüllt ist, etwa berechtigte Interessen nach Buchstabe f, die nicht von den Interessen der Betroffenen überwogen werden. Ob das im Verkaufsprozess trägt, ist im Einzelfall abzuwägen; anonymisierte Übersichten verringern das Problem.

Wie verbindlich soll die Absichtserklärung sein?

Eine Absichtserklärung hält Eckpunkte fest. Bestimmen Sie ausdrücklich, welche Teile bindend sind – etwa Vertraulichkeit, Exklusivität für einen bestimmten Zeitraum und Kostentragung – und welche nicht. Geht es um GmbH-Anteile, bedarf schon die Verpflichtung zur Abtretung nach § 15 Abs. 4 GmbHG der notariellen Form; eine privatschriftliche Absichtserklärung sollte deshalb keine solche Pflicht begründen.

Plant der Interessent eine Förderfinanzierung, muss er Zahlen an Hausbank und Förderinstitut weitergeben dürfen. Das IB-Nachfolgedarlehen der Investitionsbank richtet sich laut Programmseite an kleine und mittlere Unternehmen und Freiberufler, setzt einen Firmensitz des übernommenen Unternehmens in Sachsen-Anhalt voraus und schließt die Ablösung bestehender Verbindlichkeiten aus; zu den Antragsunterlagen gehört eine Erklärung der Hausbank. Eine Förderzusage folgt daraus nicht.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Vertraulichkeitsvereinbarung vor der ersten Herausgabe von Unterlagen abschließen
• Daten nach Sensibilität einstufen und Freigabestufen festlegen
• Datenraum mit Zugriffsprotokoll einrichten, sensible Dateien ohne Download
• Personenbezogene Daten anonymisieren oder die Rechtsgrundlage der Weitergabe prüfen
• Absichtserklärung mit klar bezeichneten bindenden Teilen aufsetzen
• Förderbedingungen der Investitionsbank vor Vertragsschluss prüfen