E-Rechnung ab 2027: Was Ihr Betrieb bis zum Jahreswechsel umstellen muss

Gilt die Pflicht ab 2027 schon für unseren Betrieb?

Für Leistungen an andere Unternehmer ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG); ein einfaches PDF gehört nicht dazu.

Die Übergangsregel staffelt nach Leistungszeitpunkt und Übermittlung. Für Umsätze, die 2025 oder 2026 ausgeführt werden, dürfen Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate nur bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Für Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, gilt das bis 31. Dezember 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Gesamtumsatz meint die nach vereinnahmten Entgelten berechneten steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und ohne Verkäufe von Anlagevermögen (§ 19 Abs. 2 UStG) – nicht die Umsatzzahl des Jahresabschlusses. Maßgeblich für 2027 ist der Wert für 2026, der erst nach Jahresende feststeht.

Achtung bei Leistungen aus dem Dezember: Wer eine Leistung aus 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, kann sich nach dem Wortlaut weder auf Nr. 1 stützen, weil deren Übermittlungsfrist abgelaufen ist, noch auf Nr. 2, die nur Umsätze ab 2027 erfasst – unabhängig vom Umsatz. Büros, die Leistungen nachträglich abrechnen, sollten Rechnungen für 2026 deshalb noch im Dezember stellen oder die E-Rechnung bis dahin beherrschen.

Unabhängig vom Umsatz dürfen Rechnungen für Umsätze 2027 im EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze (§ 34a Satz 4 UStDV) dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden. Keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG und damit keine E-Rechnungspflicht besteht bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Warum kann eine falsche Rechnungsform die Zahlung bremsen?

Der Zahlungsanspruch aus dem Vertrag hängt nicht von der Rechnungsform ab. Ihr Kunde braucht für den Vorsteuerabzug aber eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Erhält er ein PDF, obwohl Sie zur E-Rechnung verpflichtet sind, wird er eine korrekte Rechnung anfordern – das kostet Zeit. Ob er die Zahlung bis dahin zurückhalten darf, hängt von Vertrag und Einzelfall ab.

Klären Sie deshalb mit Ihren wichtigsten Kunden, welches Format sie erwarten, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, und mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihr Programm beides erzeugen und verarbeiten kann.

Was müssen wir bei Empfang und Archivierung beachten?

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute können. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über den gesamten Zeitraum gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG). Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung; IHK und Handwerkskammer Magdeburg weisen darauf hin, dass ein Ausdruck das digitale Original nicht ersetzt. Richten Sie eine Ablage ein, die Originaldateien unverändert speichert, und legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026 im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG mit der 800.000-Euro-Grenze abgleichen
• Leistungen aus 2026 bis spätestens 31. Dezember 2026 abrechnen oder dafür schon E-Rechnungen ausstellen
• Mit dem Softwareanbieter klären, ob XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und gelesen werden können
• Gewünschte Formate der wichtigsten Geschäftskunden abfragen
• Elektronische Archivierung der Originaldateien einrichten
• Zuständigkeit für Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen festlegen