Geförderte Digitalisierung: Welche Belege Sie nach der Umstellung wie aufbewahren

Welche Unterlagen müssen wir wie lange aufbewahren?

§ 147 Abs. 1 AO nennt unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. Die Fristen staffelt Abs. 3: zehn Jahre unter anderem für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa der Beleg entstanden oder der Brief empfangen wurde (Abs. 4). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind.

Für ein Bestellportal heißt das: Bestellungen, Lieferantenkorrespondenz und Rechnungen fallen je nach Funktion unter verschiedene Kategorien. Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nur bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahrt werden. Eine saubere Zuordnung im System spart später Speicherplatz und Diskussionen in der Betriebsprüfung.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

Grundsätzlich ja, mit Ausnahmen. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen die Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe mit Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt und während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar ist. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise handelt.

Das Scannen ist damit kein bloßer Technikschritt, sondern ein Verfahren, das festgelegt und dokumentiert werden sollte: wer scannt, wann, mit welcher Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, und wann das Papier vernichtet wird. Zudem dürfen Buchungen und Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 4 AO nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist – auch das muss das neue System leisten.

Was muss in das Lastenheft des geförderten Projekts?

Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Cloud-Anbieter, muss dieser Einsicht gewähren oder die Daten liefern; die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Elektronische Bücher dürfen in anderen EU-Staaten geführt und aufbewahrt werden, wenn der Datenzugriff vollständig möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO); für Drittstaaten ist eine Bewilligung des Finanzamts nötig (§ 146 Abs. 2b AO).

Diese Punkte gehören in das Lastenheft und den Vertrag mit dem Portalanbieter: Speicherort, Exportformate, Zugriff für die Betriebsprüfung, Schutz vor nachträglicher Veränderung, Löschung erst nach Fristablauf und Herausgabe der Daten bei Vertragsende. Für einen späteren Systemwechsel sieht § 147 Abs. 6 AO eine Erleichterung vor: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Altdaten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Ob die Kosten solcher Anforderungen förderfähig sind, klären Sie vorab mit der Investitionsbank; einen Anspruch auf Förderung gibt es nicht.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Unterlagen den Kategorien des § 147 Abs. 1 AO zuordnen und die Fristen von zehn, acht und sechs Jahren im System hinterlegen
• Scanverfahren mit Verantwortlichen, Kontrolle und Vernichtungszeitpunkt schriftlich festlegen
• Originale ausnehmen, die nach § 147 Abs. 2 AO nicht ersetzt werden dürfen
• Speicherort, Export und Datenzugriff der Finanzverwaltung vertraglich absichern
• Herausgabe der Daten bei Vertragsende und Systemwechsel regeln
• Förderfähigkeit und aktuelles Antragsfenster direkt bei der Investitionsbank klären