Digitale Prüfprotokolle mit KI: Was die BetrSichV verlangt

Welche Angaben muss ein Prüfprotokoll mindestens enthalten?

§ 14 Abs. 7 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, das Ergebnis der Prüfungen nach den Absätzen 1 bis 4 aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Aufzeichnung muss mindestens Auskunft geben über die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person; bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt an die Stelle der Unterschrift eine elektronische Signatur. Die Aufzeichnungen dürfen ausdrücklich auch elektronisch aufbewahrt werden.

Eine digitale Vorlage sollte diese vier Angaben als Pflichtfelder abbilden, sodass kein Protokoll ohne sie gespeichert werden kann. Welche Art der elektronischen Signatur genügt, legt die Verordnung nicht näher fest. Klären Sie das mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, statt sich auf Werbeaussagen zu verlassen. Für überwachungsbedürftige Anlagen gelten nach § 14 Abs. 8 BetrSichV teilweise eigene Regeln.

Darf eine KI das Prüfergebnis erstellen?

Prüfen darf nach § 14 BetrSichV nur eine zur Prüfung befähigte Person. Das ist nach § 2 Abs. 6 BetrSichV, wer durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse verfügt; soweit die Anhänge 2 und 3 weitergehende Anforderungen festlegen, sind diese zu erfüllen. § 14 Abs. 6 stellt zudem klar, dass diese Person bei den vorgeschriebenen Prüfungen keinen fachlichen Weisungen des Arbeitgebers unterliegt. Eine Software kann diese Rolle nicht übernehmen.

KI kann aber unterstützen: Sie kann Typenschilder per Texterkennung erfassen, Prüfpunkte vorschlagen oder aus Sprachnotizen einen Protokollentwurf formulieren. Entscheidend ist, dass die befähigte Person den Entwurf prüft, das Ergebnis selbst festlegt und mit Namen und Unterschrift verantwortet. Legen Sie fest, dass KI-Entwürfe ohne ausdrückliche Freigabe nicht als Prüfergebnis gelten, und protokollieren Sie diese Freigabe im System.

Was gilt für Montagetrupps, Fristen und Anbieterwechsel?

Werden Arbeitsmittel nach § 14 Abs. 1 und 2 sowie Anhang 3 an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, ist am Einsatzort ein Nachweis über die Durchführung der letzten Prüfung vorzuhalten. Ein Cloud-Protokoll hilft wenig, wenn es auf der Baustelle ohne Mobilfunk nicht abrufbar ist. Sorgen Sie deshalb für eine Offline-Verfügbarkeit auf den Geräten der Trupps.

Außerdem muss das System die Fristen abbilden. Art und Umfang der Prüfungen und die Fristen wiederkehrender Prüfungen ermittelt der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 6 BetrSichV; sie sind so festzulegen, dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann. Eine digitale Lösung sollte diese Fristen aus der Gefährdungsbeurteilung übernehmen und rechtzeitig erinnern. Die Aufbewahrung bis zur nächsten Prüfung muss auch bei einem Wechsel des Softwareanbieters gesichert sein; vereinbaren Sie deshalb einen vollständigen Datenexport. DGUV-Regeln wertet dieser Beitrag nicht aus.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Pflichtangaben nach § 14 Abs. 7 BetrSichV als Pflichtfelder in der Vorlage abbilden
• Freigabe durch die befähigte Person mit Unterschrift oder elektronischer Signatur sicherstellen
• KI-Entwürfe ausdrücklich als Entwurf kennzeichnen, bis sie freigegeben sind
• Nachweis der letzten Prüfung an wechselnden Einsatzorten auch offline verfügbar machen
• Prüffristen aus der Gefährdungsbeurteilung ins System übernehmen
• Datenexport und Aufbewahrung bei Anbieterwechsel vertraglich sichern