Aktendigitalisierung für Magdeburg: Was prüft ein Scan-Dienstleister vor dem Angebot?

Erfüllen Sie die Eignungskriterien – oder nur fast?

Eignungskriterien dürfen nur die Befähigung zur Berufsausübung sowie die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen; sie müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und angemessen sein (§ 122 Abs. 2 und 4 GWB). Mindestumsätze, Haftpflichtversicherungen und Referenzen kann der Auftraggeber verlangen (§§ 45, 46 VgV); ein Mindestjahresumsatz darf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur bei besonderen Risiken des Auftragsgegenstands überschreiten (§ 45 Abs. 2 VgV). Erfüllen Sie ein Kriterium allein nicht, kommen eine Bietergemeinschaft (§ 43 VgV) oder die Eignungsleihe bei einem anderen Unternehmen in Betracht (§ 47 VgV). Für einschlägige berufliche Erfahrung gilt die Eignungsleihe allerdings nur, wenn das andere Unternehmen die betreffende Leistung selbst erbringt.

Halten Sie ein Kriterium für unverhältnismäßig, müssen Sie früh handeln. Einen erkannten Verstoß müssen Sie binnen zehn Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aus Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen jedenfalls bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden; sonst ist ein Nachprüfungsantrag insoweit unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).

Können Sie den Datenort in der ganzen Kette garantieren?

Die Vorgabe, dass Akten und Digitalisate Deutschland nicht verlassen, stammt aus dieser Bekanntmachung; eine allgemeine gesetzliche Pflicht ist sie nicht. Wer sie zusagt, muss sie aber in der gesamten Kette einhalten: Transport, Zwischenlager, Scanstraße, Speicher, Fernwartung und Subunternehmer. Ein Cloud-Speicher mit Rechenzentrum im Ausland oder ein Support-Zugriff von dort kann damit unvereinbar sein.

Verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Auftrag der Stadt, sind Sie Auftragsverarbeiter. Dann ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig, und weitere Auftragsverarbeiter dürfen Sie nur mit vorheriger Genehmigung des Verantwortlichen einsetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Halten Sie Ihr Konzept technischer und organisatorischer Maßnahmen und eine Liste aller Unterauftragnehmer mit Standorten bereit.

Was hat sich seit Juli 2026 für Bieter geändert?

Seit 1. Juli 2026 gilt das Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge. Danach soll die Eignung durch Eigenerklärungen nachgewiesen werden; darüber hinausgehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden (§ 122 Abs. 3 GWB). Bei der Auswahl von Eignungskriterien und -nachweisen sind die besonderen Umstände junger sowie kleiner und mittlerer Unternehmen angemessen zu berücksichtigen (§ 42 Abs. 2 VgV). Als mögliches Zuschlagskriterium nennt § 58 Abs. 2 VgV nun ausdrücklich Aspekte der digitalen Souveränität. Neu ist auch die Prüfreihenfolge: Im offenen Verfahren prüft der Auftraggeber in der Regel zuerst die Angebote und dann die Eignung (§ 42 Abs. 4 VgV); weitergehende Nachweise fordert er grundsätzlich erst nach vorläufiger Prüfung an und setzt dafür eine Frist (§ 48 Abs. 2 VgV). Halten Sie diese Unterlagen deshalb abrufbereit. Das Magdeburger Verfahren lief noch vor diesen Änderungen.

Angebote werden in Textform mithilfe elektronischer Mittel übermittelt (§ 53 Abs. 1 VgV). Planen Sie Registrierung, Test-Upload und Bieterfragen so, dass die Frist nicht an der Plattform scheitert.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Eignungskriterien, Mindestumsatz und Referenzanforderungen mit den eigenen Zahlen abgleichen
• Speicher- und Verarbeitungsorte aller Beteiligten bis zum Subunternehmer dokumentieren
• Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe frühzeitig vertraglich vorbereiten
• Entwurf für den Auftragsverarbeitungsvertrag und das TOM-Konzept bereitlegen
• Unklare oder zu strenge Vorgaben vor Fristablauf per Bieterfrage oder Rüge klären
• Registrierung und Upload auf der Vergabeplattform vorab testen