Fahrtenschreiber für Transporter über 2,5 t: Wer seit Juli 2026 betroffen ist

Fällt mein Transporter unter die neue Regel?

Durch die Verordnung (EU) 2020/1054 wurde in Art. 2 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 ein neuer Buchstabe aa eingefügt. Danach gilt die Verordnung „ab dem 1. Juli 2026 bei grenzüberschreitenden Güterbeförderungen oder bei Kabotagebeförderungen mit Fahrzeugen, deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 2,5 Tonnen übersteigt“. Maßgeblich ist also die zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger, nicht das tatsächliche Gewicht.

Rein innerdeutsche Fahrten mit Fahrzeugen bis 3,5 Tonnen erfasst diese Erweiterung nicht. Für sie gilt aber schon bisher § 1 FPersV: Fahrer von Güterfahrzeugen mit mehr als 2,8 und nicht mehr als 3,5 Tonnen zulässiger Höchstmasse einschließlich Anhänger müssen die Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten der Verordnung Nr. 561/2006 einhalten und sie täglich aufzeichnen, ohne Fahrtenschreiber auch handschriftlich; Ausnahmen, etwa für Handwerksmaterial, nennt § 1 Abs. 2 FPersV. Gilt dagegen die EU-Verordnung unmittelbar, ist nach Art. 3 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 in Fahrzeugen, die in einem Mitgliedstaat zugelassen sind und der Güterbeförderung dienen, ein Fahrtenschreiber einzubauen und zu benutzen.

Greift für meinen Betrieb eine Ausnahme?

Art. 3 Buchst. aa der Verordnung Nr. 561/2006 nimmt Fahrzeuge bis 7,5 Tonnen aus, die Material, Ausrüstungen oder Maschinen für die Berufsausübung des Fahrers befördern oder handwerklich hergestellte Güter ausliefern – aber nur „ausschließlich in einem Umkreis von 100 km vom Standort des Unternehmens“, wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist und die Beförderung nicht gewerblich erfolgt. Für Betriebe aus Magdeburg und der Börde hilft diese Ausnahme bei Auslandsfahrten nicht: Die nächste Staatsgrenze liegt mehr als 150 Kilometer entfernt, jede solche Fahrt verlässt also den 100-Kilometer-Umkreis.

Wichtiger ist Art. 3 Buchst. ha: Ausgenommen sind Fahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen, wenn die Güterbeförderung nicht als gewerbliche Beförderung, sondern durch das Unternehmen oder den Fahrer im Werkverkehr erfolgt und das Fahren nicht die Haupttätigkeit der Person ist, die das Fahrzeug führt. Ein Monteur, der eigenes Material zur Baustelle in Polen bringt, kann darunter fallen. Ein Kurierdienst, der für Kunden gegen Entgelt transportiert, fällt nicht darunter. Die Voraussetzungen sollten je Fahrzeug und Einsatz schriftlich begründet werden.

Was muss ich organisieren, wenn die Pflicht greift?

Den vorgeschriebenen Gerätetyp und die Kalibrierung sollten Sie mit einer anerkannten Werkstatt klären; die gestaffelten Vorgaben in Art. 3 Abs. 4 und 4a der Verordnung Nr. 165/2014 betreffen die Nachrüstung von Fahrzeugen, die bereits einen Fahrtenschreiber haben. Neben dem Fahrtenschreiber braucht der Betrieb eine Unternehmenskarte; sie erhalten nach § 4 Abs. 1 FPersV Unternehmen, deren Fahrpersonal Beförderungen durchführt, die unter die Verordnung Nr. 561/2006 fallen. Fahrerkarten werden ebenfalls auf Antrag erteilt, ausgegeben von den nach Landesrecht zuständigen Stellen (§ 4 Abs. 2 FPersV). Lenk- und Ruhezeiten sind einzuhalten; die regelmäßige tägliche Ruhezeit beträgt nach Art. 4 Buchst. g der Verordnung Nr. 561/2006 mindestens elf Stunden.

Art. 33 der Verordnung Nr. 165/2014 macht das Verkehrsunternehmen verantwortlich: Es muss Fahrer schulen und unterweisen, regelmäßig prüfen, ob sie den Fahrtenschreiber richtig verwenden, und darf keine Anreize zum Missbrauch geben. Schaublätter und erstellte Ausdrucke sind mindestens ein Jahr aufzubewahren, heruntergeladene Daten Kontrolleuren auf Verlangen vorzulegen. Das Unternehmen haftet für Verstöße seiner Fahrer, wobei die Mitgliedstaaten diese Haftung an eigene Pflichtverstöße knüpfen können. Verlangt ein Auftraggeber eine Zusicherung zur Einhaltung der Sozialvorschriften, sollte sie zu dieser Organisation passen.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Fuhrpark erfassen: welche Fahrzeuge über 2,5 t zulässiger Höchstmasse einschließlich Anhänger grenzüberschreitend oder in Kabotage fahren
• Ausnahmen nach Art. 3 Buchst. aa und ha der Verordnung Nr. 561/2006 je Fahrzeug und Einsatz schriftlich prüfen
• Fahrtenschreiber einbauen lassen sowie Unternehmens- und Fahrerkarten beantragen
• Verfahren zum Auslesen, Archivieren und Vorlegen der Daten festlegen
• Fahrer schulen und die Tourenplanung auf Lenk- und Ruhezeiten umstellen
• Compliance-Klauseln in Auftraggeberverträgen mit der tatsächlichen Organisation abgleichen