AdvokatRechtsanwaltsgesellschaftMagdeburgund die Börde
AdvokatRechtsanwaltsgesellschaftMagdeburgBei einer Bestellung ohne ausreichende Vollmacht sind zwei Perspektiven auseinanderzuhalten: Das vertretene Unternehmen ist der Betrieb, für den der Mitarbeiter bestellt hat. Der andere Vertragsteil ist beispielsweise der Lieferant, der die Bestellung angenommen hat. Beide Seiten haben unterschiedliche Handlungsmöglichkeiten.
Zunächst muss feststehen, dass der Mitarbeiter erkennbar im Namen des Unternehmens gehandelt und bereits einen Vertrag geschlossen hat. Innerhalb bestehender Vertretungsmacht wirkt seine Erklärung unmittelbar für und gegen das Unternehmen. Fehlt die Vertretungsmacht tatsächlich, hängt die Vertragswirksamkeit von der Genehmigung ab. Eine fehlende interne Freigabe allein beantwortet die Frage nach der Vertretungsmacht noch nicht; ihr Umfang muss gesondert geprüft werden.
Der ohne Vertretungsmacht geschlossene Vertrag ist für das vertretene Unternehmen zunächst schwebend unwirksam. Das bedeutet: Seine Wirksamkeit für und gegen diesen Betrieb hängt noch von dessen Genehmigung ab. Der Mitarbeiter macht das Unternehmen durch seine Bestellung unter diesen Voraussetzungen also nicht bereits endgültig zum verpflichteten Vertragspartner.
Die Geschäftsleitung sollte Bestellung, Annahmeerklärung, vereinbarte Konditionen und Nachweise zur Vertretungsmacht zusammenstellen. Danach ist zu entscheiden, ob der konkret geschlossene Vertrag genehmigt oder die Genehmigung verweigert werden soll. Eine bloße interne Beanstandung des Mitarbeiters lässt gegenüber dem Lieferanten offen, welche Entscheidung das Unternehmen über den Vertrag trifft.
Der Lieferant kann das vertretene Unternehmen auffordern, sich über die Genehmigung zu erklären. Die Aufforderung sollte den betroffenen Vertrag eindeutig bezeichnen und ihr Empfang dokumentiert werden. Ab dem Empfang läuft die gesetzliche Frist von zwei Wochen. Innerhalb dieser Zeit muss die Genehmigung erklärt werden; bleibt sie aus, gilt sie als verweigert.
Die Aufforderung verändert außerdem den richtigen Erklärungsempfänger: Anschließend kann die Erklärung nur gegenüber dem auffordernden Vertragsteil erfolgen. Eine zuvor lediglich gegenüber dem Vertreter erklärte Genehmigung oder Verweigerung wird unwirksam. Deshalb sollte der Lieferant nicht allein auf die Aussage des Mitarbeiters vertrauen, die Geschäftsleitung habe bereits zugestimmt. Das vertretene Unternehmen sollte eine eingegangene Aufforderung unmittelbar der zuständigen entscheidungsbefugten Person vorlegen.
Bis zur Genehmigung darf der andere Vertragsteil den Vertrag grundsätzlich widerrufen. Das gilt allerdings nicht, wenn er den Mangel der Vertretungsmacht schon beim Vertragsschluss kannte. Der Widerruf kann auch gegenüber dem handelnden Mitarbeiter erklärt werden.
Für den Lieferanten stellt sich daher eine konkrete Weichenfrage: Will er die Entscheidung des Unternehmens herbeiführen oder sich durch Widerruf vom Vertrag lösen? Vor einer Erklärung sollte er festhalten, ob bereits genehmigt wurde und welche Informationen er beim Vertragsschluss über die fehlende Vollmacht hatte. Das Widerrufsrecht steht hier dem anderen Vertragsteil zu, nicht dem vertretenen Unternehmen.
Verweigert das Unternehmen die Genehmigung, kommt eine persönliche Haftung des handelnden Vertreters gegenüber dem Lieferanten in Betracht. Weist der Vertreter seine Vertretungsmacht nicht nach, kann der andere Vertragsteil nach § 179 Absatz 1 BGB grundsätzlich zwischen Erfüllung und Schadensersatz wählen.
Kannte der Vertreter seinen Vollmachtsmangel nicht, schuldet er dagegen nur Ersatz des Schadens aus dem Vertrauen auf seine Vertretungsmacht. Dieser Ersatz ist auf das Interesse an der Wirksamkeit des Vertrags begrenzt. Eine Haftung entfällt, wenn der Lieferant den Vollmachtsmangel kannte oder kennen musste. Auch ein beschränkt geschäftsfähiger Vertreter haftet grundsätzlich nicht; die Ausnahme betrifft sein Handeln mit Zustimmung seines gesetzlichen Vertreters.
Das vertretene Unternehmen sollte den Umfang der Vertretungsmacht prüfen, eingegangene Genehmigungsaufforderungen mit Empfangsdatum erfassen und seine Entscheidung dem richtigen Empfänger erklären. Der Lieferant sollte Vertragsunterlagen und Vollmachtsnachweise sichern sowie bewusst zwischen Genehmigungsaufforderung und möglichem Widerruf wählen.
Für einen anschließenden Anspruch gegen den Mitarbeiter sind zusätzlich die verweigerte Genehmigung und der Kenntnisstand beider Beteiligten aufzuarbeiten. Die persönliche Haftung folgt nicht automatisch daraus, dass eine Bestellung im Betrieb unerwünscht war.