AdvokatRechtsanwaltsgesellschaftMagdeburgund die Börde
AdvokatRechtsanwaltsgesellschaftMagdeburgFirma wysyła wypowiedzenie niemieckiej umowy o pracę jako Einwurf-Einschreiben, czyli przesyłkę poleconą doręczaną przez wrzucenie do skrzynki. System pokazuje doręczenie, ale pracownik zaprzecza otrzymaniu pisma. W takim sporze trzeba wykazać więcej niż samo przekazanie koperty poczcie. Potwierdzenie nadania i dowód wykonania doręczenia dotyczą różnych etapów.
W wyroku z 30 stycznia 2025 r., 2 AZR 68/24, niemiecki Federalny Sąd Pracy, BAG, uznał, że pracodawca nie udowodnił dotarcia wypowiedzenia do pracownicy. Dysponował potwierdzeniem nadania i statusem internetowym, lecz nie przedstawił kopii dokumentu doręczenia. Orzeczenie nie oznacza, że każde wypowiedzenie wysłane takim listem jest nieskuteczne.
Ciężar przedstawienia okoliczności i udowodnienia otrzymania wypowiedzenia spoczywał na pracodawcy. Przedłożony status nie wskazywał doręczyciela ani wystarczających szczegółów dostarczenia przesyłki. Nie pozwalał ustalić adresu, godziny ani tego, czy list przekazano osobiście, innej osobie w gospodarstwie domowym, czy wrzucono do skrzynki.
BAG nie przyjął więc dowodu prima facie, nazywanego po niemiecku Anscheinsbeweis: wnioskowania o otrzymaniu pisma na podstawie wykazanego, typowego przebiegu zdarzeń. Zgodnie z niemieckimi zasadami pismo musi znaleźć się w sferze odbiorcy tak, aby w zwykłych warunkach mógł zapoznać się z jego treścią. Samo nadanie tego nie potwierdza.
Praktycznym rozwiązaniem jest przygotowanie jednej dokumentacji obejmującej kopię wypowiedzenia, użyty adres, rodzaj koperty oraz numer przesyłki. Warto odnotować datę i osoby, które wkładały pismo do koperty oraz nadawały list. Dzięki temu łatwiej później ustalić, co każda z tych osób rzeczywiście widziała.
W rozpoznawanej sprawie BAG pozostawił otwartą kwestię, czy pracodawca wystarczająco opisał prawidłowe zaadresowanie przesyłki. Nie było jasne, czy adres był widoczny przez okienko koperty, czy naniesiono go na kopertę bez okienka. Udokumentowanie pakowania pomaga powiązać wypowiedzenie z listem. Nie stanowi jednak samodzielnego dowodu późniejszego wrzucenia go do skrzynki pracownika.
Einlieferungsbeleg oznacza potwierdzenie nadania, a Auslieferungsbeleg dokument wykonania doręczenia. W firmowej procedurze warto wyraźnie rozróżnić te dokumenty. Po pojawieniu się statusu doręczenia należy zabezpieczyć dostępne informacje i wystąpić do operatora o kopię dokumentu doręczenia. Odpowiedź powinna trafić do dokumentacji tej samej przesyłki.
Dobrze wyznaczyć osobę odpowiedzialną oraz termin ponownego sprawdzenia sprawy. W postępowaniu przed BAG uzyskanie kopii nie było już możliwe z powodu upływu okresu jej przechowywania. Wspomniane w uzasadnieniu 15 miesięcy wynikało z informacji pracodawcy o ówczesnym przechowywaniu dokumentów. Nie jest to gwarantowany na przyszłość termin; dostępność dokumentu należy ustalić odpowiednio wcześnie.
BAG omówił stanowisko niemieckiego Federalnego Trybunału Sprawiedliwości, BGH. Według tego stanowiska potwierdzenie nadania wraz z kopią dokumentu doręczenia może uzasadniać dowód prima facie, jeżeli zachowano określoną procedurę doręczenia, obejmującą powiązanie przesyłki z dokumentem oraz potwierdzenie wrzucenia listu przez doręczyciela.
BAG nie rozstrzygnął jednak, czy podziela to stanowisko ani przy jakich procedurach pocztowych przyjąłby taki dowód. Dlatego samo zgromadzenie dwóch dokumentów nie daje automatycznej pewności wygrania sporu. Znaczenie mają również ich treść, możliwość ustalenia doręczyciela i szczegóły rzeczywistego przebiegu doręczenia.
Jeżeli pracownik zaprzecza otrzymaniu wypowiedzenia, należy szybko zebrać całą dokumentację, zażądać brakujących potwierdzeń i ustalić świadków poszczególnych czynności. Świadek pakowania zna inny fragment zdarzeń niż osoba dokonująca wrzucenia listu. W sprawie BAG pracodawca nie zaoferował dowodu z zeznań osoby, która miała wykonać ten ostatni krok.
Przygotowując konsultację prawną, warto przekazać dokumenty i opis bezpośrednich obserwacji świadków. Przekonanie, że pracownik zaprzecza niezgodnie z prawdą, nie uzupełnia brakującego dowodu. Dalsze działania dotyczące konkretnego wypowiedzenia powinny uwzględniać rzeczywistą wartość dostępnych materiałów.